Pemerintah Kota Bima bersiap menetapkan hasil pemeriksaan kearsipan internal sebagai parameter evaluasi performa seluruh organisasi perangkat daerah mulai 2026 demi mengoptimalkan akuntabilitas birokrasi.
Pemerintah Kota Bima, Provinsi Nusa Tenggara Barat, mengumumkan agenda penerapan hasil audit kearsipan internal menjadi tolok ukur penilaian efektivitas organisasi perangkat daerah (OPD) mulai tahun 2026 mendatang. Ketetapan strategis ini dihadirkan guna memperkokoh asas pertanggungjawaban serta memacu percepatan agenda reformasi birokrasi di lingkup birokrasi daerah setempat.
Wali Kota Bima A. Rahman menegaskan langkah tersebut adalah wujud konkret percepatan restrukturisasi tata kelola kearsipan. Upaya ini diorientasikan agar seluruh jajaran kedinasan memiliki standardisasi pemeliharaan berkas resmi pemerintahan yang rapi, teratur, dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.
"Bagi satuan kerja yang dinilai baik akan memperoleh penghargaan, sedangkan instansi dengan skor sangat kurang tentu diberikan pembinaan intensif," papar A. Rahman saat memimpin rapat koordinasi bidang kearsipan di Kota Bima, Senin.
Landasan Hukum dan Penguatan SDM
Ia menggarisbawahi bahwa rekapan pengawasan bidang kearsipan tidak boleh sekadar menjadi tumpukan laporan formalitas belaka. Data evaluasi tersebut wajib bertransformasi menjadi acuan pembenahan operasional kerja dan peningkatan mutu layanan masyarakat. Menindaklanjuti hal tersebut, Pemkot Bima sedang merancang peraturan wali kota seputar Gerakan Tertib Kelola Arsip Daerah guna memayungi penguatan tata kelola dokumen di setiap OPD hingga unit kecamatan serta kelurahan.
Rahman serentak memerintahkan Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) bersinergi bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dalam menyusun pemetaan formasi fungsional arsiparis. Peningkatan kompetensi para pengurus berkas lewat program pelatihan berkala pun diposisikan sebagai agenda prioritas utama.
Di samping itu, Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) berkolaborasi dengan Bappeda diinstruksikan menyusun alokasi anggaran penunjang fasilitas arsip secara bertahap dalam APBD 2027. Peruntukan dana itu diarahkan bagi penyediaan depo penyimpanan berkas, rak penyimpanan representatif, dan perlengkapan perlindungan fisik dokumen.
Dorongan Digitalisasi Arsip
Wali Kota juga menginstruksikan percepatan transformasi kearsipan elektronik secara bertahap terhitung tahun ini. Penerapan metode digital dinilai krusial guna menjamin proteksi data, mempermudah pelacakan warkat penting, sekaligus menghadirkan efisiensi administrasi pemerintahan secara terpadu.
"Sistem penataan arsip wajib menyatu dalam agenda reformasi birokrasi yang terus dibenahi secara serentak. Tiap-tiap pimpinan dinas beserta sekretaris badan wajib mengawal langsung implementasinya," tegas Rahman.
Bukan hanya itu, segenap jajaran birokrasi diminta menertibkan kumpulan arsip aktif maupun berkas inaktif, serta menjalankan penyusutan dokumen berdasarkan payung hukum dan tabel jadwal retensi arsip. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ditugasi mengawal pemantauan sekaligus evaluasi tindak lanjut pemeriksaan minimal tiga bulan sekali, sebelum dilaporkan kepada wali kota melalui perantara sekretaris daerah.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bima Ahmad Mufrad memaparkan kegiatan audit kearsipan telah terlaksana pada lima instansi pada tahun 2025, sebelum nantinya ditargetkan meluas menyasar 10 perangkat daerah sepanjang tahun 2026. "Catatan penilaian memperlihatkan tata kelola arsip di beberapa instansi memang masih memerlukan penataan menyeluruh, khususnya agar pemeliharaan dokumen sesuai dengan regulasi resmi," ungkap Ahmad.
Menurut Ahmad, warkat arsip mengemban mandat vital sebagai instrumen transparansi kinerja pemerintah, pusat dokumentasi, serta pilar pendukung pelayanan publik. Oleh sebab itu, tata kelola dokumen wajib dikerjakan terencana dan berkesinambungan. Mengandalkan penegakan regulasi, pemantapan kapasitas petugas, dan pengawasan terjadwal, Pemkot Bima menargetkan transformasi kearsipan optimal hingga level pemerintahan kelurahan.
